Nachdem Sie alle wichtigen Unterlagen Ihrer Bewerbung erfolgreich erstellt und zusammengetragen haben, geht es im letzten Schritt daran diese der Personalabteilung des entsprechenden Unternehmens zukommen zu lassen. Während man früher hierfür meist den postalischen Weg wählte, scheint dieser heutzutage in vielen Fällen überholt. Stattdessen setzen die meisten Unternehmen derzeit auf Online-Bewerbungen, die via E-Mail-Versand direkt an den Personalverantwortlichen geschickt werden. Auf diese Weise wird nicht nur eine schnelle und kostenlose Zustellung der Unterlagen gewährleistet, sondern auch platzraubender, lästiger Papierkram deutlich reduziert.

Damit der Personalverantwortliche Ihre E-Mail samt beigefügten Bewerbungsunterlagen problemlos auf dem Arbeits-PC öffnen und lesen kann, bedarf es jedoch des richtigen Dateiformats. Die Rede ist von der PDF-Datei. Worum es sich hierbei genau handelt und wie Sie schnell und einfach Ihre Bewerbung als PDF umwandeln können, erfahren Sie im nachfolgenden Ratgeber.

Die PDF-Datei: Für Bewerbungen mit Format

Für die Erstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen stehen Ihnen dank Microsoft Word, Open Office, Pages (Apple) und Co. verschiedenste Textverarbeitungsprogramme zur Auswahl. Das Problem: Die meisten dieser Schreibtools sind immer jeweils auf ein Betriebssystem abgestimmt. Betriebssystemübergreifende Nutzungen von Dokumenten werden dadurch erschwert. Infolgedessen kann es passieren, dass beispielsweise eine als Word-Datei versendete Online-Bewerbung auf Computern, die nicht über ein Windows-Betriebssystem verfügen, diese Datei in der Regel nicht korrekt dargestellt werden kann. Im schlimmsten Fall ist es dem verantwortlichen Personaler gar nicht möglich die Bewerbungsunterlagen zu öffen. Die Lösung für dieses Problem liefert Ihnen das Portable Document Format, kurz PDF. Dieses programmunabhängige Dateiformat wurde zu Beginn der 1990er Jahre von dem amerikanischen Softwareunternehmen Adobe Systems auf den Markt gebracht, um eine originalgetreue Darstellung elektronisch erstellter Textdateien unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem zu ermöglichen. Dank dieser bahnbrechenden Entwicklung können nun sämtliche Schriftstücke ohne Konvertierungsprobleme betriebssystemübergreifend geöffnet und versendet werden. Aufgrund dessen hat sich auch für Online Bewerbungen das PDF Format etabliert und wird dementsprechend in allen Wirtschaftszweigen, vom Finanzwesen über das Handwerk bis hin zur Medienbranche, genutzt.

Die Vorteile einer PDF Bewerbung

In vielen Stellenausschreibungen wird heutzutage explizit verlangt, dass Bewerber ihre Unterlagen online und als PDF einreichen. Das hat für Sie als Jobsuchenden genauso viele Vorteile wie für die Personalverantwortlichen in den ausschreibenden Unternehmen. Neben der bereits angesprochenen vom Betriebssystem unabhängigen Kompatibilität ist es vor allem der Manipulationsschutz, von dem Sie profitieren. PDFs sind in gewisser Weise als geschlossene Dateien zu verstehen, die zwar abgerufen, aber nicht verändert werden können. Dritte können Ihre Bewerbung dementsprechend nicht unbefugt abändern wie etwa erweitern oder kürzen und Sie können sich sicher sein, dass der Personalverantwortliche Ihre Unterlagen genau so erhält, wie Sie sie ihm zugesendet haben.

Ein weiterer Vorteil ist die einfache Anwendung von PDF: Wer einen entsprechenden PDF Reader installiert hat, muss einfach nur per Doppelklick auf den Dateinamen klicken und schon öffnet sich die Bewerbung. Auch das Erstellen einer PDF ist denkbar unkompliziert, wie weiter unten erläutert wird. Darüber hinaus ist eine PDF Bewerbung auch in der Größe komprimiert: Lebenslauf, Anschreiben, Fotos sowie Scans von Schul- und Arbeitszeugnissen oder zusätzlichen Qualifikationszertifikaten können komprimiert in einer Datei zusammengefasst und dann komplikationslos an den Empfänger übersandt werden. So müssen Sie sich auch keine Sorgen machen, dass Ihre Bewerbungsunterlagen die Speicherkapazität des E-Mail-Postfachs des Empfängers sprengen.

5 gute Gründe für eine PDF Bewerbung

  • sämtliche Teile der Bewerbungsunterlagen (Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) können systematisch in einem einzigen Dokument zusammengefasst werden
  • stets originalgetreue, fehlerfreie Darstellung aller Text- und Bilddokumente, da mit sämtlichen Betriebssystemen kompatibel
  • keine Bearbeitung oder Manipulation der Bewerbungsunterlagen durch Dritte möglich
  • Konverter-Software ist kostenlos im Internet erhältlich
  • schnell und einfach anzuwenden

Bewerbung in PDF umwandeln: Zwei Lösungen für eine erfolgreiche Umformatierung

Wenn Sie mit dem Erstellen von Lebenslauf, Anschreiben und Deckblatt fertig sind, können Sie sich schließlich an die Umformatierung Ihrer Bewerbung zur PDF Datei wagen. Hierfür bieten sich zwei verschiedene Konvertierungsmethoden an, derer Sie sich abhängig vom Alter Ihres Anwendungsprogramms bedienen können.

Variante 1: Der direkte Speichervorgang – Ohne Umwege zur PDF-Datei

Der direkte Speichervorgang erweist sich zweifelsohne als der schnellste und einfachste Weg um eine Bewerbung ins PDF Format zu konvertieren. Daher verwundert es nicht, dass bei den meisten der neuen Textverarbeitungsprogramme dieses praktische Tool bereits vorinstalliert ist. So wählen Sie beispielsweise bei Microsoft Word einfach den Menüpunkt „Datei“ aus und navigieren zu „Speichern unter“. Daraufhin werden Ihnen verschiedene Dateiformate präsentiert, in denen Sie Ihr Textdokument abspeichern können. Hierzu gehört selbstverständlich auch das PDF Format, das durch die Dateiendung .pdf gekennzeichnet ist. Word-Dokumente enden im Gegensatz dazu auf .doc oder docx. So können Sie später ganz leicht erkennen, ob Ihnen die Umformatierung der Bewerbung zur PDF Datei geglückt ist, oder nicht.

Variante 2: Mit praktischen Freeware-Tools die Bewerbung als PDF erstellen

Sollte Ihr PC über ein älteres Textverarbeitungsprogramm verfügen, können Sie mitunter nicht auf den direkten Speichervorgang zurückgreifen. In diesem Fall können sich sogenannte PDF-Konverter aus dem Internet als gute Alternative erweisen. Vor allen Dingen die kostenlosen Software-Tools von PDF24, topdf und Online2pdf überzeugen dabei durch ihre einfache und benutzerfreundliche Anwendung, sodass Sie ganz unkompliziert Ihre Bewerbung als PDF umwandeln können.

Aus 3 mach 1: Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse im PDF zusammenfügen

Bevor Sie die E-Mail mit Ihrer Bewerbung als PDF versenden können, gilt es im letzten Schritt alle einzelnen Text-und Bilddateien zu einem Dokument zusammenzufassen. Hierfür können Sie entweder auf eine kostenlose Software aus dem Internet, wie zum Beispiel 24 Creator, PDFjoin oder Online2PDF, zurückgreifen oder Sie erstellen die gesamte Bewerbung inklusive Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse von Anfang an in einem Textdokument, das Sie später in eine PDF Bewerbung umformatieren. Ganz gleich, für welche Variante Sie sich entscheiden, sollten Sie jedoch stets darauf achten, dass Ihre PDF Bewerbung eine Speicherkapazität von maximal 3 Megabyte (MB) nicht überschreitet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihre Online Bewerbung trotz PDF Format dem Personalverantwortlichen nicht zugestellt werden kann.